3 faits marquants pour nos Services généraux de support en 2015

Projets de digitalisation interservices, projet ISO14001/Emas, rationalisation de notre parc de bâtiments : voici 3 faits qui ont marqué nos Services généraux de support en 2015.

Développer des projets de digitalisation interservices

La digitalisation ne se fait pas uniquement « en solo » au sein de chaque service. Elle a aussi fait l'objet de plusieurs projets interservices :

• Le projet ‘Open Network’ permet une sécurisation importante de nos systèmes et données, sécurisation dans le cadre de laquelle les applications sont aussi accessibles aux utilisateurs externes. Grâce à ça, ces utilisateurs externes (tant des citoyens que des professionnels) peuvent avoir accès aux applications via le ‘Web Access Management’, qui utilise les services de eHealth ou de CSAM.
• Le projet ‘Inboud Outbound Communication’ permet de :
• digitaliser des lettres et courriels entrants et de les renvoyer vers les différents dossiers
• générer des lettres et courriels sortants sur la base de templates prédéfinis.
  Les documents arrivent ensuite dans un « coffre-fort digital » : ils ne peuvent plus être modifiés, mais sont disponibles dans les dossiers et via une recherche.
• La ‘Case Management Solution’ est une plate-forme standardisée développer nos systèmes de gestion des dossiers.
• L'application ‘Contacts’ nous permet de disposer en une seule opération des données de base de nos contacts (dispensateurs de soins individuels, établissements de soins, mutualités, citoyens, etc.) pour les différentes applications et les différents dossiers (dans le cadre de notre mission légale).
  
  

Rationaliser notre parc de bâtiments pour une gestion optimale

Sous la coordination de notre Direction facility management, des déménagements ont eu lieu au sein même de nos bâtiments. Cela nous a permis de résilier certains contrats de location et de gérer de façon plus efficace notre superficie en propriété propre.

Par ailleurs, nous avons mis 2 projets sur les rails :

• CoHabitat’

Mené en collaboration avec le SPF Santé publique, Sécurité de la chaîne alimentaire et Environnement, le projet CoHabitat ambitionne de rationaliser nos bureaux provinciaux pour utiliser l'espace disponible de façon optimale. Cette collaboration opérationnelle offre des avantages d'échelle puisque nous utiliserons ensemble des espaces tels que l'accueil, les salles de réunion, les cabinets médicaux, un réfectoire, etc.

Le fonctionnement des services des 2 institutions reste néanmoins distinct quant au contenu.

L'exécution du projet CoHabitat se fera sur une durée de 3 ans. Elle débutera par l'intégration des bureaux provinciaux de Charleroi, Gand et Libramont.

Ce projet permettra à nos services et au SPF Santé publique de faire des économies substantielles.

• 'Masterplan bâtiments'

Via ce Masterplan, nous voulons rationaliser nos biens immeubles et offrir par la même occasion à nos collaborateurs un environnement de travail agréable, adapté et flexible, dans le cadre de la "nouvelle façon de travailler". Nous voulons mettre cet objectif en œuvre sur une superficie réduite de 30 %. Nos directions ICT, ressources humaines et facility management portent ensemble ce projet transversal.

Poursuivre nos efforts environnementaux : projet ISO14001/Emas

En 2015, notre Direction facility management a poursuivi le déploiement du système de gestion environnementale ISO14001/Emas :

• Finaliser les procédures.
• Confirmer notre politique environnementale et ses objectifs.
• Exécuter certaines actions du programme environnemental, pour réduire notre consommation énergétique, notre consommation de papier, la production de déchets et pour améliorer la collecte des déchets, la mobilité durable et la conformité à la législation.
• Former des auditeurs internes et réaliser un 1er audit interne.
• Préparer les actions nécessaires pour que le système de gestion environnementale soit prêt début 2016 en vue d'un audit externe.